I. INTRODUCCIÓN

UCAYALI S.A.S. Identificada con NIT 811.006.765-5 en adelante actuando en calidad de RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, en cumplimiento de su compromiso con la protección de la intimidad, el buen nombre y los datos personales de sus clientes, proveedores, potenciales clientes y demás terceros (en adelante, el «Titular»), y conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y la Ley 2300 de 2023, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y Autorización para Terceros, aplicable a los datos personales a los que tenga acceso con ocasión de relaciones comerciales, contractuales o negociales.

II. DERECHOS DEL TITULAR

El Titular de los datos personales, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, tiene los siguientes derechos, los cuales podrá ejercer en cualquier momento:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente UCAYALI S.A.S.

Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo cuando la ley disponga lo contrario.

Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Presentar consultas, quejas o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales ante UCAYALI S.A.S. y, en caso de no obtener respuesta satisfactoria, ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Canales de atención: Para el ejercicio de estos derechos, el Titular podrá dirigir una comunicación escrita al correo electrónico auxarchivo@grupouca.com.co o comunicarse al teléfono (604) 444 79 54 ext. 110.

Procedimiento y plazos:

• Las consultas serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción.
• Los reclamos serán atendidos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

III. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales recolectados por UCAYALI S.A.S. serán almacenados y tratados de forma segura y confidencial, y serán utilizados únicamente para las siguientes finalidades legítimas:

1. Relaciones Comerciales y Contractuales

• Cumplir con las asesorías solicitadas y las obligaciones derivadas de relaciones contractuales o comerciales con clientes, usuarios, proveedores, aliados, filiales, distribuidores, subcontratistas y demás terceros vinculados al objeto social de UCAYALI S.A.S.
• Gestionar relaciones contractuales y/o extracontractuales.
• Mantener contacto con el Titular exclusivamente en relación con la ejecución, desarrollo y seguimiento de las relaciones comerciales o contractuales existentes.
• Invitar al Titular a participar en actividades directamente relacionadas con el objeto social de UCAYALI S.A.S.

2. Marketing, Publicidad y Servicios

• Informar al Titular sobre productos, servicios, cambios, actualizaciones y/o vencimientos que puedan ser de su interés.
• Realizar promociones puntuales de productos y/o servicios.
• Aplicar encuestas de satisfacción y evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos.

3. Cobranza y Gestión de Cartera

• Adelantar gestiones de cobranza directa, judicial o extrajudicial, por medio de UCAYALI S.A.S. terceros autorizados o por cesión de la obligación.
• Transferir o transmitir datos personales, a nivel nacional o internacional, a entidades públicas o privadas, cuando sea necesario para la gestión de cobros, procesos judiciales, cumplimiento de obligaciones legales o atención de requerimientos de autoridades competentes, garantizando en todo caso el cumplimiento de los artículos 26 y 27 de la Ley 1581 de 2012 y las instrucciones impartidas por la SIC.

IV. ALMACENAMIENTO Y TIEMPO DE RESGUARDO DE LOS DATOS

En cumplimiento de los principios de finalidad, necesidad y seguridad:

Tiempo de conservación: Los datos personales serán conservados en las bases de datos de UCAYALI S.A.S. durante el tiempo que subsista la relación comercial, contractual o negocial con el Titular y, posteriormente, por el término adicional que establezca la ley para el cumplimiento de obligaciones legales, contables o para la atención de requerimientos de autoridades judiciales o administrativas.

Medidas de seguridad: UCAYALI S.A.S. implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado o fraudulento.

Destrucción de la información: Una vez finalizada la relación y cumplidos los términos legales de conservación, la información será destruida mediante mecanismos seguros que garanticen su inutilización y eviten su recuperación.

V. GESTIÓN DE COBRANZA Y CANALES DE CONTACTO

El Titular autoriza ser contactado a través de los canales suministrados, tales como correo electrónico, teléfono fijo, teléfono celular o aplicaciones de mensajería como WhatsApp, conforme a los datos registrados.

Las gestiones de cobranza se realizarán de manera respetuosa y conforme a la Ley 2300 de 2023, dentro de los siguientes horarios:

• Lunes a Viernes: 8:00 a.m. a 6:00 p.m.
• Sábados: 8:00 a.m. a 12:00 m.
• No se permitirá contacto: domingos y días festivos.

Estas condiciones aplicarán igualmente para avalistas, codeudores o deudores solidarios. No se contactarán referencias comerciales para gestiones de cobranza.

El Titular podrá solicitar en cualquier momento la exclusión de determinados canales para fines publicitarios, sin que ello afecte las comunicaciones necesarias para la gestión contractual o legal de la obligación.

VI. AUTORIZACIÓN Y VALIDEZ DE LA FIRMA ELECTRÓNICA O DIGITAL

El Titular autoriza de manera previa, expresa e informada a UCAYALI S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales conforme a la presente Política.

De conformidad con la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012, la aceptación de esta Política mediante firma electrónica o firma digital, a través de plataformas tecnológicas como Adobe Acrobat u otras, tendrá la misma validez y fuerza probatoria que una firma manuscrita, garantizando la autenticidad, integridad y no repudio del documento.

VII. DISPOSICIONES FINALES

La presente Política entra en vigencia a partir del 7 de enero del 2026 y podrá ser modificada en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será informado a los Titulares a través de los canales habituales de comunicación o mediante su publicación en los sitios web:

• www.ucayalisas.com
• www.servicetacilato.com